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ネットワーク導入事例<1> 前田バルブ工業株式会社様

長期出張時の営業マンの情報共有や行動管理をするために必要なネットワークとは?

水道用バルブ(給水装置)・水道直結型スプリンクラーなどの総合メーカーである前田バルブ工業株式会社では、全国を名古屋、札幌、福岡の3営業所でカバーしている。
そのため、どうしても長期出張という業務体制となるため、日々の営業マンの情報共有が課題に。
同社がこの課題にどう取り組んだのか。

  印刷用PDF 前田バルブ工業株式会社様
「長期出張時の営業マンの情報共有/行動管理のために必要なネットワークとは」

前田バルブ工業株式会社様 会社概要

  ●所在地 〒455-0027
名古屋市港区船見町29番1
  
  ●設立 昭和31年12月20日
  ●資本金 1億円
  ●事業内容 水道用バルブおよび継手製造販売、
防災設備、消防設備の製造販売、
点検及び施工
 
       

導入のポイント

お客さまのニーズ
  お客様からのメールを外出時に見ることが出来ず、十分な対応が難しかった。
  日報を運用していたが、出張の場合、帰った時にまとめて提出するしか方法がなかったので、日報を十分に活かしきれていなかった。
  出張先でパソコンの操作トラブルがあっても、次回事務所に出社するまで解決できなかった。
   
   
  お客様からのメールを、少なくともその日のうちに確認し、写真や図面も含めてやり取りができるのでお客様対応が改善 された。
  出張中でも日報をその日のうちに提出できるので、タイムリーな指示が出せるようになった。
  出張先でのパソコンのトラブルは、ネットワークを通じて遠隔操作をし、可能なものはすぐに解決できるようになった。
    

導入の背景

  長期出張が多い営業マンのタイムリーな情報共有と お客様対応が重要課題に
     前田バルブ工業株式会社(以下、前田バルブ工業)は水道用バルブ(給水装置)・水道直結型スプリンクラーなどの総合メーカー。
拠点は、本社(名古屋市)と営業所(札幌市、福岡市)の3拠点で、日本全国の自治体の水道局の細かいニーズに対応している。同社では、グループウェアのNotesで営業マン同士の情報共有を図っているが、全国を3営業所でカバーしているため出張が多く、これまでタイムリーな情報共有が課題となっていた。
 取締役業務管理部部長 前田崇統氏は「当社は、全国を3営業拠点でカバーしているため、出張が多い業務体制です。営業マンは月曜日の朝礼の後、1週間戻ってこないような出張がほとんどとなります。これまでは、出張中の営業マンはお客様からのメールをアシスタントと共有して対応していました。そうすることで、急ぎの案件の対応をしていましたが、添付されている図面や写真を確認することが出来ず、わからないままアシスタントに指示を出すことになり困っていました。」と長期の出張が多いという業務での課題を振り返る。
 また、営業マンの管理の面でも課題があった。「影響が大きかったのは日報です。それまでは日報を、事務所に戻ってくる金曜日に5日分まとめて提出してもらっていましたが、正直、すべての日報に目を通すことはできていませんでした。
また、日報の内容によっては管理者として指示を出したいものもありますが、何日も前の日報ではそれもできませんでした。」

導入効果

  VPNの導入で出張先のホテルが営業所と同じ環境になり出張先でもタイムリーな確認や的確な対応が可能になった
     前田バルブ工業では、出張の多い業務の課題を解決するために、アーツネットウェーブの「VPNソリューションパック モバイルオプション(以下、VPNモバイルオプション)」の導入を決めた。
  VPNモバイルオプションの導入により、出張中の営業マンが、外出先からNotesメールと売上データの確認ができるようになった。
 前田氏は、「このVPNを導入することによって、まずアシスタントの負担が減りました。また、図面や写真を外出先のホテルから直接確認できるので、的確な対応が可能です。」と話す。「VPNを導入して、ホテルが移動先の事務所にかわったというのが実感です。VPN導入の際は、営業マンに『VPNを導入するとホテルが営業所になる。営業所にいるのとかわらない環境で事務作業ができる。』という説明をし、利用の促進をはかりました。違うのはプリントアウトぐらいですね。」と効果と実感について話す。
 これ以外にも、VPNモバイルオプション導入により、出張先の営業マンがシステムやパソコンの操作がわからない場合の対応も、遠隔操作により本社からサポートできるようになった。 これまでは、次回事務所に出社するまで対応ができなかったが、今は、問題が発生するとすぐに対応が可能だ。
 一方で、営業マン一人一人にモバイル環境を用意するとコストがかさんでしまうが、同社では営業マンにモバイルルータの貸与はしていない。前田氏は「営業マンには、VPNの環境を用意していますが、モバイルインターネット環境は用意していません。そのため、営業訪問終了後にホテルのインターネット環境を利用しています。営業マン一人一人に、モバイルインターネット環境までは不要と考えています。」と業務上必要なこととコストのバランスを考えて、当面はこのやり方ですすめていくという。
 お客様からのメールに素早く対応したいという要望には、個人所有のスマートフォンの業務利用として浸透し始めているBYOD(Bring your own device)という方法で解決している。「個人でスマホを契約している社員には、そのスマホで社内メールを受信できるようにしています。外出中にメールだけでも確認ができると、お客様へのクイックレスポンスが可能なのでとても便利です。」と前田氏。「会社の情報である社内メールの個人スマホへの転送は、情報漏えいの観点も考慮しましたが、スマホを持っている以上、いろんな形での情報漏えいは止められないと覚悟し、逆に個人スマホをうまく業務に取り入れることによって、業務効率を上げるほうを選択しました。利用している営業マンも喜んでいます。」とBYODについても導入の手応えを感じている。
 会社としてのコストをかけずに、社員の要望も取り入れながらタイムリーな情報共有の仕組みを実践している。  

評価と展望

  システム導入はトップダウン型が有効。現場には段階的に導入
     今回のVPNモバイルオプション導入を前田氏は振り返る。「15名いる営業マンにはすでにモバイルパソコンを配布していました。当初は出張の際にNotesのデータの同期をとって出かけるという運用をしていましたので、60歳近くの年配の社員も若手と同様パソコンの利用になれていたのは大きいですね。」いきなりVPN導入ではなく、営業マンのパソコンの習熟度も考慮し段階的に導入したのが、成功の大きな要因となっている。
 また、VPNモバイルオプションという仕組みを導入するにあたりトップダウン型の導入が有効であった。「VPNを使ったモバイルパソコンの利用については、なかなか営業マンからの声では上がってこないですね。やはり管理者が営業現場の課題を把握し、その解決のために動く必要があると思います。」と結んだ。


構成図

   


今回の事例でのご利用サービス

  拠点を結ぶVPNサービス
    VPNソリューションパック
   
出張先からのモバイルVPN
「VPNソリューションパック モバイルオプション」
       

※記載の役職等はすべて取材時点のものです。
 

 
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